Les documents nécessaires pour la gestion locative : baux types, état des lieux…

La gestion locative est la meilleure alternative pour rentabiliser un investissement immobilier. En effet, elle permet à un investisseur de se constituer des revenus par le biais des loyers générés de cette opération. Etant une affaire assez délicate, la gestion locative ne devient effective qu’à partir d’un certain nombre d’actes écrits et dûment signés par les différentes parties que sont le bailleur et le preneur. Quels sont ces documents essentiels à la conclusion d’une gestion locative, comment se présentent-ils et quelles sont leurs portées ?

 

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Le bail type ALUR

Le bail encore appelé contrat de location est un acte par lequel un bailleur et un locataire officialisent leurs accords en ce qui concerne la location d’un local meublé ou pas, dans le but d’en faire un usage d’habitation, un usage commercial ou encore un lieu de stockage.

Le bail est un accord qui doit être conforme à la destination de l’endroit loué selon les règlements de la législation spécifique à laquelle il est assujetti. En effet, une location saisonnière ou un bail commercial ne sont pas régis par les mêmes textes qu’un local loué nu et par an. Quant aux locations pour les vacances ou de durée limitée, elles obéissent aussi à des contraintes spécifiques qui nécessitent des démarches de renseignements auprès des autorités locales de la préfecture ou alors de la mairie.

En général, le bail est réalisé entre le locataire et le bailleur sous seing privé et comprend les clauses inhérentes aux limites d’usage, à l’aspect de l’entretien, aux questions concernant les charges ainsi que les assurances nécessaires.

Pour aboutir à l’effectivité d’un contrat de bail, la rédaction du contrat de bail est un préalable indispensable. Dans ce contexte, le contrat de bail est un document qui autrefois peu standardisé, exige une grande prudence quant aux articles à y mettre pour protéger les parties au mieux au cours de la durée de location.

Un contrat de bail comprend obligatoirement certaines mentions avant même que n’intervienne l’établissement du modèle de contrat de bail type ALUR. Ainsi, tout contrat de bail doit comprendre les informations relatives au nom et à l’adresse de chaque partie au contrat à savoir le propriétaire et le locataire. Dans le contrat, on doit également trouver les détails de l’adresse du logement ainsi que la nature de la location à savoir le type de bien, le numéro d’étage et le nombre de pièces. Dans un contrat de bail, on doit mentionner obligatoirement la date de prise d’effet du bail ainsi que sa durée. Quant aux montants du loyer et du dépôt de garantie, ils font aussi partie des mentions obligatoires d’un contrat de bail. À ces données, s’ajoutent la surface habitable du local s’il s’agit de locations nues louées en tant que logement principal. Tout contrat de bail devra préciser par ailleurs la destination des lieux. Il s’agit de préciser le type d’usage qui sera fait du local (usage d’habitation ou professionnel).

Mais depuis 2009, la présentation écrite d’un bail a pris une nouvelle forme avec l’apparition du décret numéro 2015-587 du 29 mai 2015. Il s’agit du bail type ALUR. Organisé depuis lors en 7 parties, le bail type ALUR encore appelé contrat type de location doit comporter certaines mentions obligatoires relatives :

  • à la désignation des parties au contrat 
  • à l’objet du contrat 
  • à la date de prise d’effet et durée du contrat 
  • aux conditions financières 
  • aux travaux 
  • aux garanties 
  • aux clauses résolutoires et de solidarité.

Au cas où l’offre de location est située à Paris, le bailleur est dans l’obligation de mentionner le prix du loyer de référence accompagné de celui de référence majorée. En outre, il doit dorénavant donner la précision du montant ainsi que la date de paiement du dernier loyer. Enfin, en cas de révision du loyer, le bailleur devra aussi préciser les détails dans le contrat de bail type ALUR.

Avec le décret numéro 2015-587 du 29 mai 2015, les clauses particulières à porter dans un contrat de bail type ALUR doivent être encadrées et mises en conformité aux « dispositions législatives et réglementaires en vigueur ». Par conséquent, toutes les clauses abusives qui pourraient être incluses n’auront aucun effet juridique.

Quand un bail est négocié par le biais d’un courtier immobilier mandaté et rémunéré, il faudra préciser dans le contrat le montant des honoraires dus à ce dernier par le locataire et le bailleur. Ainsi, le montant des honoraires dû par le bailleur à l’agent immobilier ne peut être inférieur au montant que devra lui verser le locataire. En fonction des zones, il existe un plafonnement pour ces montants.

Par contre, lorsqu’il y a omission ou erreurs de mentions concernant les détails de la superficie ou du loyer, le locataire bénéficie d’un délai d’un mois à partir de la prise d’effet du bail pour en informer le bailleur et exiger de sa part,  la rectification des données. En cas d’absence de réponse du bailleur, un nouveau délai de 3 mois à compter de la mise en demeure lui sera accordé. Au terme de ce délai, si le locataire reste sans nouvelles de son bailleur, il pourra porter sa réclamation devant les juridictions compétentes afin d’obtenir une diminution de loyer. En dehors du bail type, il y a d’autres documents importants à prévoir dans une gestion locative parmi lesquels figure l’état des lieux.

 

L’état des lieux

 

Document obligatoire en matière de gestion locative, l’état des lieux fait une description de l’état du local, pièce par pièce et donne l’exhaustivité des équipements inclus dans le bien immobilier. Sa finalité, c’est d’écarter les risques de litiges qui peuvent naitre lorsque viendra le moment pour le locataire de rendre les clés du local. Ainsi, c’est un document qui s’établit à l’entrée et à la sortie du logement loué. L’état des lieux peut sembler être une formalité tracassante, mais il est un document indispensable dont on ne peut se passer lors de la signature d’un contrat de bail. Grâce à la comparaison des états des lieux d’entrée et de sortie, on peut déterminer de manière précise les responsabilités incombant à chaque partie au contrat de bail en ce qui concerne la charge des travaux de réparation éventuels.

etat des lieux

 

Généralement, un état des lieux se présente sur un  papier libre. Mais il peut également être établi sur un formulaire pré imprimé. Qu’il s’agisse de l’un ou l’autre, ce document doit être réalisé avec un « état des lieux contradictoire ». Il s’agit d’un document devant porter la signature du propriétaire et du locataire. Afin d’éviter toute confusion et être en sécurité, l’achat d’un formulaire type en librairie est la meilleure solution. L’état des lieux est une pièce obligatoirement jointe au bail type.

L’état des lieux s’établit habituellement au cours de la remise des clés avant que le preneur du bail n’installe ses affaires. Il s’établit aussi en fin de bail lors de la restitution des clés une fois le local vidé par le locataire. Son établissement est confié dans la majorité des cas à la personne en charge de la location. Il peut s’agir du bailleur lui-même ou de son représentant mandaté comme un agent immobilier ou un administrateur de biens. Par ailleurs, un huissier de justice est aussi habilité dans certaines circonstances pour procéder à l’état des lieux. Dans ce cas d’espèce, les honoraires reviennent à la charge du bailleur depuis le 22 décembre 2010. Toutefois, lorsque l’état des lieux est dans l’impossibilité d’être effectué à l’amiable et qu’une des parties au bail sollicite les services d’un huissier, les frais engagés sont répartis équitablement entre le bailleur et le preneur.

 

Les autres types de documents en matière de gestion locative

 

En matière de contrat de bail, il y a des documents informatifs qui sont transmis au preneur lors de la signature de l’accord de location. Premièrement, il y a le dossier de diagnostic technique. Dans ce dossier, figure un diagnostic de performance énergétique en plus d’un constat de risque d’exposition au plomb. Ce dossier inclut aussi l’établissement d’un état des risques naturels et technologiques.

document gestion locative

En plus de ces pièces, un contrat de bail nécessite à chaque règlement de loyer, une obligation de transmission gratuite du propriétaire au locataire, d’une quittance de loyer si ce dernier en fait une demande. À travers les lignes de cette quittance, sont exposés tous les détails des sommes versées par le preneur au bailleur.

Quant à la régularisation des dépenses locatives, étant donné que c’est le preneur qui paie une provision sur celles-ci, il revient au bailleur de calculer par an le montant réel des sommes engagées et d’opérer une régularisation. À cet effet, seules les dépenses qui ont été engagées doivent être facturées au preneur du bail et les sommes excédentaires doivent lui être rétrocédées.

Parmi les autres documents à annexer au contrat de bail, figure l’attestation d’assurance contre les risques locatifs. Sa preuve est à la charge du futur preneur lors de la signature du bail. Enfin, le contrat de bail comporte aussi la notice d’information relative aux droits et obligations de chacune des parties du contrat.